Un dossier de candidature locative contient par nature des données sensibles : revenus, composition du ménage, parfois état civil. Beaucoup d'agences collectent par réflexe tout ce que l'ancien propriétaire ou la banque demandait autrefois, sans se demander si c'est encore légal ou nécessaire. Deux textes s'appliquent en parallèle en Wallonie : le RGPD (protection des données) et le décret anti-discrimination au logement. Voici ce qui change concrètement dans la constitution d'un dossier.
Ce que vous avez le droit de demander
- Identité : carte d'identité ou équivalent, pour vérifier qui signe le bail.
- Preuve de revenus : fiches de salaire, attestation employeur, preuve d'allocations ou de pension.
- Composition du ménage : nombre d'occupants, pour vérifier l'adéquation avec le bien.
- Historique locatif : attestation de paiement du loyer précédent (référence bailleur), à la demande du candidat et non imposée d'office.
Ce que la loi anti-discrimination interdit de demander
Le formulaire-type wallon (porté par Unia, le SPW Logement et Federia) liste des critères protégés qu'aucun professionnel ne peut exiger ni même noter dans un dossier : origine, nationalité, orientation sexuelle, état de santé, conviction religieuse, situation familiale au-delà de la composition utile, casier judiciaire, ou encore la simple mention 'CPAS' comme motif de refus. Une agence qui conserve un commentaire du type 'revenu CPAS, à éviter' dans ses notes s'expose autant que celle qui le dit à l'oral — l'écrit reste une preuve.
Minimisation : ne collectez que ce qui sert la décision
Le RGPD impose un principe simple : ne demander que les données nécessaires à la finalité (évaluer la solvabilité et la compatibilité avec le bien), pas tout ce qu'il serait 'utile de savoir'. Concrètement : pas de relevé de compte bancaire complet quand une fiche de salaire suffit, pas de copie du dossier médical même si le candidat la propose spontanément, pas de photo du candidat sans lien avec le dossier. Si un document n'entre pas dans la liste ci-dessus, il n'a rien à faire dans le dossier.
Combien de temps conserver un dossier
- Candidat non retenu : les données doivent être supprimées une fois la sélection close, sauf accord explicite du candidat pour rester dans une réserve de profils.
- Candidat retenu, bail signé : le dossier peut être conservé pendant la durée du bail et quelques années après (utile en cas de litige), en cohérence avec les délais de prescription civile.
- Documents d'identité et registre national : accès restreint, jamais partagés au-delà de ce qui est strictement nécessaire, et à effacer dès que leur finalité (vérification identitaire avant bail) est remplie.
Sécuriser la transmission, pas seulement la conservation
Un candidat qui envoie sa fiche de salaire par WhatsApp ou par mail non protégé n'a pas moins de droits qu'un autre : le canal de collecte doit rester traçable et limité aux personnes qui traitent le dossier. Évitez les dossiers papier qui circulent entre agents, les copies sur des messageries personnelles, ou les tableurs partagés sans contrôle d'accès. Un lien à usage unique, qui expire et ne concerne qu'un candidat précis, réduit fortement le risque par rapport à un e-mail groupé ou un dossier partagé en clair.
Un formulaire structuré plutôt qu'un e-mail au cas par cas
Signaaly propose aux candidats un formulaire de candidature à lien unique, qui ne collecte que les champs autorisés par le formulaire-type anti-discrimination et sépare l'identité complète (registre national) dans une seconde étape, chiffrée et réservée à la direction, une fois le candidat effectivement retenu. Le dossier reste rattaché à la fiche du bien concerné, avec le même niveau de rigueur qu'une checklist de mandat ou de vente — sans e-mail volant ni pièce jointe qui traîne dans une boîte personnelle.